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1、採購部門必須要得到有效的監察和控制。
採購管理且要公心、綜合實力強的人才去擔當，最好不要一個人是多人，或者說是高層領導，甚至是老板自己。採購的確是一個非常感敏的部門，經濟命脈在這裡開始，採購每購回的物料不僅僅是花掉的公司的錢，很多時侯是採購花出的錢掌握著這個企業的生死興衰，一個小的東西可能因為監控不好，出現了後果有時是因私利或責任心不到位，良心不足而釀大禍。採購的價格的高低要質量前提保證去談。因此質量的定性與控制需要人去抓。只有規範了質量技術要求後才能去這個範疇尋找圈內的供應商，做到性價服務三比，做到監督與檢測的前提前價格才是真成本。
我做過的一個公司在採購部專門設立了一個監查科：這些科6人左右。他們的工作除了正常的配合倉管收貨，查看最表面的問題，重量或可看得見的質量外，他們還一項工作就是經常到市場上去尋查購買的價格情況是否合理。是否有重大問題。他們的工作與採購是協作又矛盾的。雖然他們只是對市面上的能查到東西的行情質量做了解做證實，這也無不例外的扼殺了很多大的問題的漏洞。當然對大的從廠家去購真的要一個真正熟悉市場的領導去監督，去證實採購東西的合理性。
2、採購的採購工作內容越細越分解越好。
我這樣講並不是說我是一個怕多做事的人。但是有一個理念是對的，同樣一個用心做事的人，他並沒有超凡的能力，如果他現在的工作量是1，他會做得很完美，他會花10成的用心度去做。同樣如果他現在工作是10，他可能再盡心為了完成工作他會花1成的用心度去做。採購的事務太多，一是他會處於應付性的完成工作，他不會也沒時間和精力去做更深層的工作。他出錯的機率也會較高，採購領導關注他實質性的東西也會越少。可能腐敗的地方也會更多。相對來說如果一個採購工作量超了負荷，這時領導出來分憂解決問題，也成了非常正常合理和採購非常需要的。一個人掌控的東西越多，做多事不是一件好事，採購上更是如此，越細，只要監督到位所能收集的信息反應的情況會更多。所以相對來說，我們可以不用去考慮多用幾個員工所多花去的工資，多幾個人把工作做得更細一些漏洞少一些，這些無形之中所降低的採購風險，所杜絕的腐敗帶來的效益要可觀得多。
3、採購員要對採購工作有記錄，要經常總結彙報和分析。
這不是說形式，這也是檢測和監督採購工作的一種方式。當工作量相對減少時，管理者有權要求，也應該要求做這方面的工作。採購工作不僅僅是只應付了生產所用就行了，關鍵是時刻對自己的業務要有創新，要有分析。工作有記錄可能是很繁雜而且很多人不適，但有時鐵定如山的記錄會勝過口言巧語的編導。定期的分析，或重大採購事件的分析，管理者可以從這些分析彙報中去核實這些採購信息是否准確，是否有效。就是一個不同的人，層次不高的人，他獨特的分析定也有有利之處。用人上有時有一個誤區，認為某個人做事做越多，越做得有點馬虎是正常的。感到只要勝任工作多，目的達到了，事情完成了。實則不然，沒有任何記錄和分析總結的工作，會讓領導真正看不到有些深層次的東西。合理用人，適量分配工作，高標准要求員工，加上有效管控是更完美的狀態。
4、注重對採購資訊的管理。
採購的信息，一切在辦公過程中總結收集的情報、資料、甚至總結、分析要謹慎管理，並要有危機管理意識，萬一這個採購員不做了，那麼接下來的正常交接工作是否正常，原有資料是否存在，客戶群是否有影響，聯系方式，帳務往來是否明朗受控等等。因此公司在對每一個採購工作期間資訊要妥當管理，人可以再招，但信息與經驗是一時招不回來的。
5、物料供應商要有足夠的備用和替換的商家。
供應商的培養是要花時間和精力的，由於產品結構變動，由於老供應商的更新跟不上我們的需求，老供應商無法完成採購訂單，質量無法保障，我們在倉促之中也很難得找到好的商家進來。甚至有時我們可能會犧牲一時短暫的利益，也要給物料多備一兩個可用的商家。在不是很急的單子給新客戶足夠的時間去感受參與我們合作的興趣。有時做生意就是放長線釣大魚。沒有人願意和採購方做生意，採購方受限於某一供應商，這的確是採購的悲哀。
6、各個部門完善的配合，提供較堅實的技術支持和品質管能有效地提高採購的質量和效率。
有時如果是技術資料更改頻繁，時間緊迫，這時給採購留出來的時間有限了，這裡就會發生幾種結局：一是的確無法完成任務，二是馬虎完成任務，三是有漏洞完成任務。而公司會顯得無可耐何，順其自然。如果前技術問題，計劃問題做好了，採購就沒有眾多可搪塞的理由。
7、從打樣開始就做到公平公正。
打樣時，打樣車間最好能給多份打樣參照物，可以分給多家廠家，這樣在保證比較各家交期的同時也可以更深地了解到打樣質量。打樣的產品包裝最好空白包裝，不顯示廠名，只有編號。這樣可以避免人為認為誰家好，誰家好，誰家不好的第一直覺。這樣操作更加透明化，公平化。
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發表於 2013-1-22 17:18:51
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發表於 2013-2-19 10:19:32
